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Copias notariales

Las copias notariales son una de las herramientas que tienen los notarios a su disposición para poder realizar sus funciones. El artículo 221 del Reglamento Notarial específica que las copias notariales también son consideradas escrituras públicas, siempre y cuando la copia la haya realizado un notario que sea titular o su sustituto. Su función es la de reproducir o trasladar fielmente el contenido de la matriz.

¿Necesita realizar copias notariales en Madrid? En Almoguera Notario encontrará un departamento de copias conformado por profesionales de amplia experiencia. Le ofrecemos un asesoramiento personalizado, y un equipo siempre dispuesto a atenderle y gestionar sus necesidades de manera rápida y sencilla.

¿Qué son las copias notariales?

Las copias notariales son reproducciones literales del contenido de un documento, expedidas con las formalidades legales pertinentes previstas en el artículo 17.1 de la Ley del Notariado y en los artículos 221 a 249 del Reglamento Notarial.

Las copias pueden ser totales o parciales y constar en soporte papel (deben estar firmadas, rubricadas y signadas en todas sus hojas por un notario) o en soporte electrónico (con la firma electrónica reconocida del notario autorizante). Tanto la copia en papel como la copia electrónica deben reproducir de forma fiel el contenido del documento principal.

Dentro de sus características específicas, como documento avalado y reconocido por un notario, las copias notariales deben tener un formato específico y cuentan con todos los efectos inherentes para esta clase de documento.

Además, cabe destacar que todos los otorgantes de la escritura y todas aquellas personas que tengan algún interés legítimo, a criterio siempre del notario, tienen derecho a obtener una copia notarial. Es responsabilidad del notario decidir y establecer lo que se considera interés legítimo, y debe hacerlo de una forma restrictiva., conforme a la legislación de protección de datos

Igualmente,  conviene mencionar que el documento original queda siempre salvaguardado en la notaría, por lo que los firmantes no deben preocuparse en caso de pérdida o destrucción de la copia notarial, ya que siempre podrán solicitar otra.

Copias notariales electrónicas

La copia notarial electrónica es, como su nombre indica, una copia electrónica del documento notarial. Tiene el mismo valor y los mismos efectos que la copia autorizada notarial en papel, y es el único documento que circula online con efecto legitimatorio, al que se le atribuye valor de documento público.

Estas copias notariales electrónicas se pueden expedir y remitir electrónicamente, con firma electrónica avanzada, por el notario autorizante o por quién le sustituya legalmente, para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones Públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, (siendo sólo válidas para dicha finalidad), y su destinatario.

Además, el notario tiene que velar y responsabilizarse de que esta copia se corresponda con el original. Por esa razón, la normativa vigente sólo permite la remisión de copias autorizadas electrónicas a otros funcionarios públicos y a órganos jurisdiccionales.

Gracias a su existencia desde 2001 -regulada legalmente-  se ha agilizado el tráfico jurídico, ya que los notarios pueden remitirse entre ellos vía online estas copias, así como enviarlas telemáticamente a las Administraciones Públicas y a otros funcionarios. Su existencia supone un claro ahorro para los ciudadanos en tiempo, desplazamientos y costes.

Diferencias entre copias simples notariales y copias autorizadas

  • Copias autorizadas: documentos públicos firmados por el notario con el mismo valor y efectos que las escrituras públicas o matriz. Son copias exactas escritas en papel timbrado numerado de las escrituras originales, pero en este caso, solo aparece la firma del notario y no la de los clientes. Por este motivo, el documento tiene el mismo valor que la escritura. La firma del notario ha de estar incluida en todas las hojas, y en la última hoja aparecerá el sello de seguridad y el signo y firma del notario. Se tienen que presentar a la hora de inscribir una escritura en el Registro de la Propiedad o Mercantil y en la Agencia Tributaria.
  • Copias simples notariales: son documentos de carácter informativo y no llevan la firma del notario. Estas copias acompañan a la copia autorizada al presentarlas en el Registro de la Propiedad o en la Administración Tributaria. Normalmente, estos documentos deben entregarse en Hacienda a la hora de abonar los impuestos correspondientes.

Almoguera Notario, experiencia y asesoramiento personalizado

Firmar un documento ante un notario genera tranquilidad en cada uno de los clientes, pues queda constatada su veracidad y certeza. Esto es lo que le ofrecemos en Almoguera Notario, una de las mejores notarías de Madrid.

En nuestro equipo contamos con profesionales altamente cualificados para intervenir en los asuntos de carácter jurídico, garantizando la fe y legalidad civil, administrativa, mercantil y fiscal de los diferentes hechos que se puedan ejecutar en cualquier actividad jurídica.

¿Necesita llevar a cabo copias simples notariales o cualquier otro instrumento público?  No dude en contactar con nosotros y le ofreceremos el asesoramiento que necesita.  En la notaría de Ángel Almoguera nos comprometemos con todos los clientes para ofrecerles los mejores y más completos servicios.

Juan Antonio Trinidad Martínez
juanantonio@almogueranotario.com
648 73 64 58

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