El acta notarial de presencia es un tipo específico de documento autorizado por un notario cuyo principal objetivo es constatar hechos en los que el notario participa como testigo. En este tipo de actas, el notario da fe pública de lo que percibe directamente, ya sea a través de sus sentidos o mediante pruebas específicas, y su función es reflejar la realidad objetiva de los hechos tal como ocurrieron.
A continuación, te explico en detalle qué es una acta de presencia, cuándo se utiliza, cómo se redacta, y los requisitos legales que debe cumplir.
¿Qué es un Acta Notarial de Presencia?
El acta notarial de presencia es un documento mediante el cual un notario deja constancia de un hecho o circunstancia que presencia personalmente o que ha sido verificado por él. Este tipo de acta sirve como prueba fehaciente ante cualquier controversia, ya que la autoridad del notario otorga un alto grado de credibilidad al documento. A diferencia de otros documentos notariales como las escrituras públicas, las actas no tienen como finalidad recoger contratos o acuerdos, sino simplemente certificar hechos que puedan ser relevantes en un futuro proceso judicial o administrativo.
¿En Qué Situaciones se Utiliza el Acta Notarial de Presencia?
El acta de presencia se utiliza en diversas situaciones donde se necesita constatar la ocurrencia de un hecho o situación que el notario puede presenciar. Algunos ejemplos comunes incluyen:
- Verificación del estado de un bien (como una vivienda o un vehículo).
- Comprobación de la existencia de una persona en un lugar determinado.
- Certificación de la autenticidad o integridad de un documento o bien.
- Registro de eventos relevantes, como la celebración de una junta de accionistas o la apertura de sobres en una subasta.
Este tipo de acta es especialmente útil en circunstancias en las que puede ser necesario demostrar la ocurrencia de un hecho más adelante, por ejemplo, en procedimientos judiciales.
Procedimiento para la Redacción del Acta Notarial de Presencia
El proceso para redactar un acta notarial de presencia sigue ciertos pasos clave:
- Solicitud: El interesado debe solicitar la intervención del notario para que éste acuda a presenciar y documentar los hechos. Es importante que el solicitante tenga un interés legítimo, es decir, una razón válida para que el notario registre el evento.
- Presencia del Notario: El notario acude al lugar donde se producen los hechos. Estos pueden ser presenciados de forma directa por el notario, o pueden ser validados a través de pruebas.
- Redacción del Acta: El notario redacta el acta en la que describe lo que ha presenciado o las pruebas que ha verificado. Esto incluye detalles específicos, como la fecha, el lugar y las personas involucradas, además de cualquier observación que el notario considere relevante.
- Custodia del Acta: Una vez finalizada, el acta se incorpora al protocolo notarial y queda bajo la custodia del notario. A partir de ese momento, cualquier persona con interés legítimo puede solicitar una copia
¿Cómo hacer un acta de presencia?
Para hacer un acta de presencia, el interesado debe acudir a un notario y solicitar la intervención. El notario se desplazará al lugar de los hechos o revisará las pruebas necesarias, presenciará el evento o situación, y redactará un documento en el que describa lo observado. Este documento quedará custodiado en el protocolo notarial, y podrá solicitarse una copia si es necesario
Requisitos Legales
Para que un acta notarial de presencia sea válida, debe cumplir con varios requisitos legales estipulados en el Reglamento Notarial:
- Legitimidad del Requirente: La persona que solicita la intervención del notario debe tener un interés legítimo para ello.
- Legalidad de los Hechos: El hecho que se pretende constatar debe ser legal, y no debe violar derechos fundamentales como la intimidad o la propiedad privada de terceras personas.
- Objetividad del Notario: El notario debe actuar con total imparcialidad, asegurando que los hechos que recoge en el acta sean veraces y completos.
- No Requiere Conocimientos Periciales: A diferencia de otras actas, el notario no está obligado a realizar análisis técnicos o periciales, ya que su función se limita a constatar lo que puede percibir por sí mismo
Ejemplos Prácticos de Actas Notariales de Presencia
Algunos ejemplos prácticos de actas notariales de presencia incluyen:
- Actas de entrega de llaves: Cuando se realiza la entrega de un inmueble, el notario puede constatar la entrega y el estado del bien en ese momento.
- Actas de comprobación de documentos: En situaciones donde es necesario acreditar la integridad de un documento, como en subastas o procedimientos administrativos.
- Actas de presencia en juntas: Para certificar que una junta de accionistas se llevó a cabo conforme a la ley.
En todos estos casos, el acta de presencia puede ser usada posteriormente como prueba en procedimientos judiciales o administrativos, gracias a su carácter de documento público.
Enlaces de Interés
Si deseas obtener más información sobre otros tipos de actas notariales, puedes consultar nuestra guía sobre qué es un acta notarial, o si necesitas servicios notariales cercanos, te invitamos a buscar una notaría cerca de ti.
Con esta guía, hemos cubierto todo lo que necesitas saber sobre el acta notarial de presencia, desde su definición hasta su procedimiento y ejemplos prácticos. Este tipo de acta es una herramienta valiosa para constatar hechos de manera objetiva y legal, asegurando así que estos puedan ser acreditados de forma fehaciente en el futuro.
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